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店舗・拠点業務指示統合管理システム WOMS(Work Order Management System)

“全てがつながるスマート社会”に
感動を与えるソリューションパートナーになる

菱洋エレクトロは、半導体製品を扱う専門商社として1961年に誕生して以来、半世紀を越える歴史を築き上げてまいりました。

『VALUE and PRIDE』の行動指針の下、「“全てがつながるスマート社会”に感動を与えるソリューションパートナーになる」というビジョン実現に向けて、より付加価値の高いビジネスを展開するとともに、更なる企業価値向上に努めております。

概要

WOMS(Work Order Management System)は、チェーンストアで本部から店舗に向けて出される業務指示を効率的に管理できる、業務指示ツールです。

業務指示はその特性上、実施漏れがないようにしなければなりません。
そのために私たち菱洋エレクトロは、WOMSを本部(指示側)と店舗(実施側)両方で指示が確実かつ効率良く実施出来るように、機能やユーザーインターフェースをとことん考え抜いた上で、最適化しています。

WOMSの主な特徴

  • 本部で、店舗ごとの開封および実施の状況が一目でわかる
  • 本部で、未実施の店舗だけに督促できる
  • 店舗で、やらなければならない指示の優先順がすぐわかる
  • 店舗で、指示への質問や回答が簡単にできる

WOMSを導入するとムダな時間を大幅に節約できます。それにより本部はより一層クリエイティブな作業ができ、店舗はお客様対応により多くの時間を使うことができるようになります。

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「WOMS」の特徴

業務指示のこんなところで困っていませんか?

もしあなたが、チェーンストアの本部で日々の業務指示をメールで送っているとしたら、必要な配信先をいちいち指定するのは面倒なので一斉配信にしていませんか?

『それだと、関係ない店舗にも指示が送られて、店舗は迷惑ですよね?』

業務指示をFAXで送っているとしたら、送信先のグループ登録が面倒だったり、いちいち印刷してFAX機に読み込ませたり・・・
それらをすべて手作業でやっていませんか?

しかも、届いたかどうかの確認や、実施したかどうかの確認のために電話していませんか?
もしあなたが店舗側なら、毎日たくさん送られてくる指示の対応に多くの時間をとられていませんか?

それらの指示は本部のさまざまな部門から送られてくるので、優先度や作業量がマチマチです。
でもあなたは、それらの指示をまとめて、優先順位をつけて、確実にこなさなければなりません。

『それって、ものすごく面倒な作業ですよね?』

しかも、意味がわからない指示があったりするので、人に任せることもできないのではありませんか?
それらの問題は、WOMSを導入することによってすべて解決します!

WOMSを導入すると・・・

本部は店舗の開封、実施状況が一目でわかるので、確認のために店舗に電話をかける必要がありません。
しかも督促メールは未実施の店舗にのみ送ることができます。

電話をかけるという、意外に時間を使う作業が大幅に減り、報告もすぐにできるようになったので、本部は企画改善活動に時間が使えるようになります。

店舗は未開封・未実施の指示が一覧で見ることができ、なおかつ優先度の高い順に表示されます。
複数の部署からくるたくさんの指示を自分で整理することなく、WOMS画面に表示されている上から順に処理していけば良くなります。

これにより、期日遅れや対応モレがなくなります!

また、本部からの指示を整理する作業時間がなくなるので、店頭対応時間を増やすことができるようになります。

WOMSは「指示」以外に「連絡」という形でメッセージをだすことができます。

これは店舗には対応の義務はありませんが、確実に店舗が確認する必要があるものです。
もちろん本部は、WOMSで「連絡」が「確認」されたかを一覧でチェックできるようになります。

本部は、実施状況のチェックと店舗の負荷状況のチェックを行い、店舗は、指示一覧での確認と期限間近のアラートを行います。それにより、指示発信、受信確認、実施報告、集計分析のサイクルを回します。本部は、店舗に対して、様々な指示・連絡を簡単に発信することができます。店舗は、指示内容をカレンダーで確認ができ、作業の優先度がわかり易く、実施忘れを減らせます。本部は、店舗が行う指示の実施状況をリアルタイムに確認できます。

 

WOMSを導入されたお客様の声

実は、導入されたお客様でメールよりもWOMSによるコミュニケーションを多く使うようになったというお声があります。
こちらはそのようなお客様のコメントです。

「メールにも開封通知機能はあるものの、受信側で通知をしないなど自由度が高くて厳密な運用ができませんでした。WOMSを使い出して、読んだかどうか必ずわかるので、読んでいない店舗に電話で催促すれば良くなりました。でも、そういった店舗にはWOMSがアラートを出してくれるので、すべての店舗が期日までに読んでくれて、もう催促の電話をすることもなくなりましたね。」

「チェーンストアにとって、本部から店舗への指示の徹底は不可欠です。それを実現するために、WOMSの導入は、我が社にとって不可欠でした。」

もっと便利な機能がたくさんあります!

WOMSは、上記以外にも便利な機能が満載です。

  • アンケート機能:店舗からアンケートを取って集計。施策・方針決定のベースデータ活用や数字の集計が可能。
  • 文書管理機能:本部と店舗、および店舗間で共有する、マニュアルやVMD、共有したいドキュメントなどを共有フォルダにおいて、自由に閲覧が可能。
  • 宛先のグループ化機能:指示や連絡の宛先のモレ防止、効率化に有効。店舗を簡単にグループ化できて、簡単にグループを指定して指示や連絡事項を送信可能。

 

これ以外にも、WOMSには、本部と店舗のコミュニケーションをサポートする様々な機能が盛りだくさんです。

WOMSの6つの機能を説明します。業務指示/連絡:本部から店舗に業務指示(期限あり)や業務連絡(期限なし)を発信することができます。本部では、全社からの業務指示/連絡の状況が把握でき、指示/連絡ごと店舗ごとの作業進捗を随時確認できます。 店舗では、自店舗向けの業務指示/連絡だけを管理できるため、やるべきことに集中できます。カレンダー表示:受信した業務指示は、カレンダー形式の表示で確認することも可能です。これにより、いつまでに何をすればよいのかが一目でわかります。実施状況確認:発信した業務指示/連絡に対して実施率がリアルタイムにわかります。個別の指示では店舗ごとの実施状況の確認が可能です。これにより未実施店舗にのみ督促できます。アンケート:専用の作成フォームを活用して、簡単にアンケートフォームを作成できます。業務指示として店舗に発信することにより、アンケートの進捗状況の把握ができます。文書共有(ファイル共有):権限に応じた文書閲覧ができます。検索キーにより探したい文書が簡単に検索できます。組織/ユーザー管理:店舗単位、ユーザー単位でグループ設定ができます。Active Directory連動、LDAP連動、本部・SV・直営店・FC店/FCオーナー、地域、 店舗グループ等きめ細やかな分類が可能です。

詳しくはWOMS特設ページをご参照下さい

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