菱洋エレクトロ株式会社の業務指示統合管理システム「WOMS（Work Order Management System、ウォムス）」が、株式会社一源（本社所在：東京都新宿区、代表取締役社長：佐伯浩一、以下「一源」）の「食彩厨房 いちげん」「やきとり とりげん」「大衆酒場串揚げ 串げん」「神田酒店」各全店舗に採用されました。
【WOMSの概要】
流通・サービス業を中心とする多くの企業では、「現場の即応性」と「組織行動の一貫性」の両立が課題となっています。このような課題に対して「WOMS」は、日々発信される業務指示の実施・進捗状況を可視化することで業務指示の統合管理をサポートし、この両立を実現いたします。画面のデザインや操作性がシンプルで、デジタル機器の利用に慣れていない非IT企業などの従業員が活用しやすい点も特徴です。
今後は、業務指示の一層の効率化のため、画像や動画を含む多様なコンテンツを一元管理できる機能を継続的に開発していきます。
【導入の経緯】
一源の各店舗では、本部からの業務指示・連絡が重なると効率よく且つ正確に実施することが難しく、本部、店舗ともに情報の共有や業務の実施に抜け漏れが増えるなど、管理に手間がかかることが課題となっていました。例えば、業務指示・連絡が集中しがちな月末には、メールシステムに埋没して店舗側の対応が遅れたり、それを本部から督促するメールでさらにメールが増えるという悪循環も発生していました。
上記の課題を受け、本部から店舗への指示・連絡の効率化と、業務の実施漏れの防止を目的として、実店舗でのトライアルを実施し、導入の効果を実感したことからWOMSの本採用に至りました。
ウエルシア薬局株式会社様をはじめとする導入企業では、WOMSの導入によってこれまで店舗施策の実施漏れや期日遅れの確認に要していた時間を削減し、エリアマネージャーの店舗フォローや次回以降の改善活動に活用するなど、業務改善・サービス品質の向上につなげています。店舗側でもWOMSの活用によって本部からの業務指示が埋没するのを防ぎ、未実施の業務を可視化することができるため、情報管理の手間を削減して接客時間の増加につなげています。
【WOMSで実現できること】
本部側
・状況に応じて期日を設定し、「作業完了報告が必要な業務指示」と「読了確認ができる業務連絡」を本部が各店舗に発信できる。
・店舗単位、ユーザー単位で宛先グループを作成でき、簡単にグループを指定して送信できる。
・指示・連絡の開封状況・実施状況をリアルタイムで把握できるため、期日に合わせて開封されていない・実施されていない店舗がある場合には、催促の電話や臨店時のフォローを未実施の店舗にのみ行うことができる。
・ 店舗からアンケートを取り、集計結果をCSVで出力することができる。
・文書共有機能において、マニュアルなどの文書ドキュメントなどを自由に共有ができる。
店舗側
・業務指示内容をカレンダーで確認することができ、作業の優先度がわかる。
・期日順に表示できるため、期限の近い業務指示の実施漏れを防げる。
・業務指示の確認・実施の報告が「実施済みボタン」を押すことで簡単にできる。
【株式会社一源 営業推進本部 部長 加藤城氏のコメント】
『WOMS』導入前は、メール・FAX・電話を使って店舗への連絡をしていました。以前から店舗へ負担なく情報を整理することを考えており、ツールの導入を検討していました。一度WOMSの説明をしていただき、デモ画面を見たときに非常に分かり易い画面と操作性を実感して、このツールであれば現場にも使ってもらえるツールだと確信しました。
実際に、店舗へのトライアルを通じて、「店舗・本部ともに情報が整理された」「業務が楽になった」「継続して使いたい」という良い評価が多かったので採用を決めました。今では、ツールを使いこなせるようになってきていて、社内でWOMSがしっかり浸透してきていると実感しています。
WOMSについては、クラウドサービスで今後もどんどんパワーアップしていくと聞いています。ツールのシンプルな良さを残しつつも、より便利な機能が追加されることを期待しています。
【今後の展開】
今後は、導入に必要な期間の短縮やタイムリーな機能アップグレードなどを実現し、これまで以上に企業の業務効率化を強力にサポートしてまいります。また、日本マイクロソフト社との連携により販売面も強化していく予定です。
将来的には、お客様のデジタル化推進に寄与すべく、AIやIoTの活用による「WOMS」のさらなるインテリジェント化を目指してまいります。また、データ分析に基づく業務指示の最適化などにより、多くの顧客を抱える企業様のカスタマーロイヤリティの向上に貢献してまいります。
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